As transformações digitais e econômicas estão cada vez mais rápidas e fazem com que as empresas busquem agilidade nos processos. Por isso, os líderes precisam se adaptar a etapas, plataformas e estratégias que tragam essa fluidez. A automação, personalização e customização se tornaram essenciais, impactando diretamente os fluxos de trabalho e as rotinas de uma empresa, visando gerar ganhos de tempo, qualidade no serviço e economia de recursos.

A partir daí, surgiu a assinatura digital, uma tecnologia disponível para assinar documentos digitais com validade legal e garantias computacionais. Um estudo da Signaturit mostra que as empresas que adotam esse modelo de sistema economizam em média entre 55% e 78% em despesas como suprimentos, gerenciamento e assinaturas.

De acordo com Felipe Soares, Diretor da plataforma de assinaturas digitais ElevaSign, esse tipo de assinatura nada mais é do que “um recurso tecnológico que permite a uma pessoa física ou jurídica assinar de maneira eletrônica documentos comprovando a identidade dela”. Além disso, a assinatura também serve para gerar integridade e autenticidade a um documento de maneira rápida e segura, sem a necessidade de papel e caneta, contribuindo assim para a sustentabilidade. 

Com ela, os processos ganham mais confiabilidade, pois a tecnologia que a envolve se utiliza de chaves criptográficas de um certificado digital, protegendo as informações e conferindo a validade jurídica. E isso, já pode ser feito pelo próprio WhatsApp, SMS e outros formatos práticos.

Tipos de documentos para assinatura digital

A crescente adoção da tecnologia nos processos fez com que quase todo e qualquer documento pudesse ser substituído de papel para o digital, desde que autenticados com a assinatura digital.  Contratos com clientes, parceiros, fornecedores e franquias podem ter validade legal com a identificação digital, além de procurações; laudos e atestados médicos; balanços e relatórios; Contratos imobiliários de locação, compra e venda; e muito mais. De acordo com Felipe Soares, existem 4 fatores que contribuem para as empresas brasileiras, de diferentes portes, adotarem a assinatura digital hoje em dia.

1. Processos ágeis

Com uma assinatura digital, o processo na elaboração de documentos, contratos e coletas de assinaturas das partes envolvidas, se torna mais rápido, pois os dados necessários para o trâmite estão no ambiente digital, permitindo que o processo possa ser realizado de forma online.  Através de serviços de assinatura online, por exemplo, os usuários podem automatizar os fluxos de trabalhos e formulários de forma dinâmica, potencializando a geração automatizada de contratos e documentos. 

2. Validade jurídica e segurança

A tecnologia por trás das assinaturas digitais garante que documentos e processos eletrônicos sejam formalizados de forma rápida, segura e com validade jurídica, em conformidade com as leis, padrões éticos, regulamentos internos e externos das partes envolvidas, e também com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Isso significa que as empresas, organizações ou pessoas físicas podem tramitar arquivos e documentos no meio virtual com a garantia de autenticidade, integridade, segurança e compliance, contando com recursos que rastreiam acessos e eventuais vazamentos de dados. Isso se dá pela tecnologia envolver chaves criptográficas de um certificado digital, protegendo as informações e conferindo a validade jurídica. 

3. Custos otimizados

Estudos e números não mentem ao mostrar que a diferença entre as empresas sólidas das financeiramente instáveis é o que elas fazem para reduzir custos além de investirem em inovação e aderirem ferramentas que dão mais velocidade aos processos.  Além disso, custos com deslocamento, motoboy, correios, transportadoras, cartórios também podem ser drasticamente reduzidos. De acordo com dados da plataforma ElevaSign, com o uso da plataforma de assinatura online, os usuários têm mais de 97% de redução no tempo de tramitação e assinatura e cerca de 85% na redução de custos. 

4. Sustentabilidade

Segundo dados da Organização das Nações Unidas para a Alimentação e Agricultura- FAO, em 2021 a produção mundial de papel foi de 518,4 milhões de toneladas. E para a produção deste volume gasta-se uma quantidade enorme de água na produção de tanto papel, envolvendo água em quase todas as fases da fabricação de papel.  Outro fator relevante que envolve a produção de papel são as árvores ainda que a maior parte do papel seja fruto de reflorestamento, parte dele é produzido com matéria-prima de florestas ecologicamente importantes, contribuindo para a perda de biodiversidade.

A produção e utilização de papéis, principalmente por grandes empresas, geram efeitos nada sustentáveis ao meio ambiente, que incluem o desmatamento, consumo de enorme quantidade de energia elétrica e água, poluição atmosférica e geração de resíduos: cerca de 26% dos resíduos de aterros sanitários é papel. A assinatura digital é uma aliada na produção sustentável de documentos, com menos Co2 lançado ao meio ambiente através da diminuição do uso de carros, motos e traslados.

Conteúdo complementar: E-book “Tudo o que você precisa saber sobre Assinatura Digital”:  https://app.elevasign.com.br/e-book-tudo-sobre-assinatura-digital